Política de Privacidade

Última atualização: 29 de julho de 2026

Esta Política explica como tratamos dados pessoais na Kolab, o portal usado por empresas clientes para abrir e acompanhar vagas e o atendimento pelo WhatsApp usado por candidatos para se inscrever em vagas. O tratamento observa a Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (Lei nº 13.709/2018 — “LGPD”).

1. Quem controla os dados e como falar conosco

A Kolab é a controladora dos dados tratados para operar a plataforma. Nas etapas de recrutamento conduzidas para uma empresa cliente, essa empresa também pode definir usos próprios para os dados recebidos e atuar como controladora independente. Para falar com o encarregado pelo tratamento de dados (DPO) da Kolab, escreva para privacidade@kolab.com.br.

2. Quais dados coletamos

• Clientes e usuários do portal: nome, e-mail, telefone, empresa, cargo ou vínculo, dados de autenticação e identificadores de sessão. O acesso pode ocorrer por conta Google ou por link enviado por e-mail.
• Empresas e vagas: dados cadastrais da empresa, pessoas de contato, cargo, local, horário, remuneração, benefícios, requisitos, prioridade e demais informações da vaga.
• Candidatos: nome ou nome de perfil, telefone do WhatsApp, respostas às perguntas da candidatura, como CEP e localização, disponibilidade, escolaridade e experiência, conforme o formulário configurado para cada tipo de vaga.
• Respostas em áudio: duas gravações por candidatura, o arquivo de áudio, dados técnicos do arquivo e a transcrição em texto. As gravações são uma parte sensível do processo e ficam disponíveis somente para a triagem humana autorizada da Kolab.
• Comunicações e registros técnicos: mensagens, escolhas em botões e listas, identificadores de mensagens, datas e horários, eventos de auditoria, registros de acesso, falhas e medidas de prevenção a abuso.

A Kolab não realiza cobrança e não coleta dados de cartão ou de outro meio de pagamento.

3. Para que usamos os dados

• Autenticar usuários e administrar o acesso ao portal.
• Abrir, organizar e acompanhar vagas.
• Receber candidaturas pelo WhatsApp e manter o histórico do processo.
• Transcrever os áudios e apoiar a equipe da Kolab na comparação das informações fornecidas com os requisitos da vaga.
• Preparar fichas e shortlists para avaliação pela empresa cliente.
• Enviar comunicações operacionais, prestar suporte, prevenir abuso, investigar falhas e manter trilhas de auditoria.
• Cumprir obrigações legais e responder a autoridades competentes.

4. Bases legais

Conforme o contexto, o tratamento se apoia na execução de contrato com empresas clientes, em procedimentos preliminares relacionados à candidatura solicitada pelo próprio candidato, no legítimo interesse de operar e proteger o serviço e conduzir o recrutamento, no cumprimento de obrigações legais e regulatórias e, quando aplicável, no consentimento. Avaliamos necessidade, proporcionalidade e os direitos dos titulares em cada finalidade.

5. Com quem compartilhamos

Compartilhamos apenas o necessário com empresas clientes envolvidas na vaga e com fornecedores que apoiam a operação, como serviços de hospedagem e banco de dados, Google para autenticação, armazenamento privado dos áudios e processamento pelo Gemini, Resend para links de acesso por e-mail e Meta/WhatsApp e Kapso para mensageria. Esses fornecedores tratam dados segundo seus contratos e políticas. Também podemos compartilhar informações quando houver obrigação legal, ordem de autoridade competente ou necessidade de proteger direitos. Não vendemos dados pessoais.

6. Retenção e eliminação

Dados do portal, das vagas, das candidaturas, transcrições, mensagens e registros de auditoria são mantidos pelo período necessário às finalidades do processo, à defesa de direitos e às obrigações legais.

No MVP atual, os arquivos de áudio são armazenados por prazo indeterminado e não existe rotina automática de exclusão. Esse é um corte de escopo do piloto, não uma política definitiva. A Kolab deve definir e implementar prazos de retenção e descarte antes de tratar dados reais em escala. Pedidos de eliminação serão avaliados e, quando cabíveis, atendidos por processo manual enquanto essa automação não existir.

7. Direitos dos titulares

Você pode solicitar confirmação e acesso ao tratamento, correção de dados incompletos ou desatualizados, anonimização, bloqueio ou eliminação de dados desnecessários, portabilidade quando aplicável, informação sobre compartilhamentos, revisão de decisões automatizadas, oposição ao tratamento e revogação do consentimento. Para exercer seus direitos, escreva para privacidade@kolab.com.br. Poderemos pedir informações para confirmar sua identidade e proteger seus dados.

8. Segurança

Aplicamos controles de acesso por função, autenticação, trilhas de auditoria, verificação de origem dos webhooks e limitação de abuso. Os áudios ficam em bucket privado no Google Cloud Storage e a reprodução administrativa usa links temporários assinados. Apesar das medidas adotadas, nenhum sistema é totalmente imune a incidentes; mantemos procedimentos para investigar e responder a eventos de segurança.

9. Transferências internacionais

Alguns fornecedores de tecnologia podem processar dados fora do Brasil. Nesses casos, buscamos utilizar fornecedores com medidas contratuais e técnicas compatíveis com a proteção exigida pela LGPD.

10. Alterações desta Política

Podemos atualizar esta Política para refletir mudanças legais, operacionais ou tecnológicas. A versão vigente e sua data de atualização estarão sempre disponíveis nesta página.